Access sestavy

aneb jak připravit dopis našim zaměstancům, že jim zvýšujeme plat :)

Co jsou sestavy v Accessu

báječný doplněk jak si zjednodužit práci např. při tisku

Představme si, že potřebujeme 100 zaměstancům naší firmy rozeslat dopis, že se jim zvýšil plat (mzda) o 500 Kč. pokud to bueme dělat ručně tak u toho zblbneme. Ale jelikož máme naše zaměstnance v přehledné tabulce je to otázka půl hodiny a již máme vytištěny všechny dopisy a můžeme je vložit do obálek, samo že automaticky vytištěných. Určitě pak z tohoto dopisu budou mít zaměstanci radost.

Jak začít - jednoduchá sestava

Jako tradičně vyjdeme z tabulky kterou již máme hotovou. Pokud ji ještě nemáte doporučuji si ji vytvořit podle článku access tvorba tabulek a můžeme se vrhnout do sestav. Pro jednoduchost vybereme Vytvořit sestavu podle průvodce. Aneb proč si na začátek komplikovat život.

Průvodce sestava v accessu 1/6

Vybereme naši tabulku zaměstanci a z Dostupná pole překopírujeme do Vybraná pole položky které budeme v naší sestavě potřebovat. Postačí jméno, přijmení, plat ať si můžeme ukázat i menší trik s platem (mzdou).

Průvodce sestava v accessu 2/6

V tomto okně lze nadefinovat priority, zda chceme mít nejprve plat a pak jméno. Nejlepší bude začít příjmením, pak jmenem přes funkci a nakonec si necháme plat

Průvodce sestava v accessu 3/6

Toto okno nám ještě dále umožňuje určit třídění. Pro nás v této chvílí není moc důležité. Ale může se hodit pokud budeme chtít mít vytisky setříděne například podle platu, či kanceláře. Ať si to pak v jednotlivých kancelářích rozdají příslušní vedoucí.

Průvodce sestava v accessu 4/6

Nastavení jaké chceme použít rozvržení sestavy sloupcové, tabulkové zarovnané. A další, stačí vyzkoušet.

Průvodce sestavy v Accessu 5/6

Použití stylu většina je nic moc, a není problém je poté v návrhovém zobrazení změnit. Podle chuti si teda něco vybereme.

Průvodce sestavy v Accessu 6/6

a již můžeme naši sestavu uložit. Třeba pd názvem zaměstanci či zaměstanci-zvýšení-platu...

Výsledek sestavy v Accessu

Access sestavy: průvodce sestavou výsledek

Po uložení ihned vidíme výsledek našeho snažení. Pokud se nám nelíbí není nic jednodužšího než použít Návrh a měle se pustit do přetvoření této sestavy.

Úpravy sestavy

V sestavě můžeme jednotlive položky přesouvat, měnit písmo, doplňovat další, přiřazovat jim nějaké logické operace. Třeba sčítaní pokud zvětšujeme zaměstancům plat. číslovaní stránek a mnoho dalších vychytávek.

Upravena sestava

A tady máme výsledek kdy již vidíme okleštěný dopis, který sděluje, že zaměstnanci byl zvýšen plat a automatcky se ví o kolik. Vše za nás provede databáze. Proto jsou tak olíbené rpofesiánálni firemní databazové systémy jako je SAP, když se umí využít a člověk si doporogramuje nějaké věcičky má v rukou ohromně mocný nástroj, který mu ulehčí práci. Pokud to nezvladne má v rukou složitý prostředek, u kterého si musí pomáhat například Excelem a Wordem a tím nedocení jeho možnosti.

Hotové dopisy

Hotové dopisy, je pravda že nejsou úpně vyladěné, ale pro názornost stačí. Pokudud tomu věnujeme nějakou chvíli máme můžeme si připrvit nejčastěji tisknuté dokumenty a pak jen stiskem tlačítky vše vytiskneme.

Výhodné je například pro:

tisk obálek
poděkování dodavetelům - či sponzorům, kde můžeme dopplnit částky kolik nám přispěkly, či zákazníkům, že od nás tolik toho odebraly.
tisk osvědčení - nejen pro naš pracovníky, ale když jsme školitelská firma, hnedle můžeme připravit fakturu a požadat o proplacení...