Efektivní porada

Úvodní informace

Znáte to možná také, jdete na poradu, aniž víte o čem bude. Na poradě promlouvá úspávač hadů takže usínate. Abyste zahnali nudu konzultujete s kolegou včerejší fotbalové utkání. Po skončení hodinové porady, která měla trvat 10 minut, nvíte vůbec nic.

Inspirujte se špičkovou firmu ve oboru informačních technologií: www.google.com. Když už publikují (teda chlubí se) jak provádějí porady, proč jejich know how nevyužít? Je pravda jde o americkou firma, tak některé pravidla nemusí české mentalitě vyhovovat.

Poznámka: Čerpal jsem z informací, které dává google k volně k dispozici. A doplnil o vlastní názor

1. Jasný program

Čas na poradě musí být efektivně využit. Proto zaslaný cíl a program porady, by měl zainteresované donutit získat přehled o probiraném tématu, či ještě lépe zamyslet se nad tímto tématem. Takto si člověk může připravit možnosti řešení.

Příklad: Porada ve čtvrtek v 15:00 odpoledne ohledně ekonomické situace.

Je jasné že tato porada bude měně plodná.

Příklad: Porada ve čtvrtek v 15:00 odpoledne ohledně. Cíl: Zlepšit proplacení faktur od obběratelů. Program porady: 1).... 2) .... Přílohou dokumenty a) ..... b) ......, Na poradu si připravte A).... , B) .......

2. Určit zapisovatele poznámek

Využijte několik obrazovek. Na jedné můžete promítat prezentaci, vedle ní promítejte poznámky, které na poradě diskutujete. No a na stěnu si můžete ještě promítnout čas do konce porady...

Podle management ve firmě Google, okamžité vytváření poznámek, vede k odstranění nejasnosti. Čož má opět za následek, efektivnější využití času a následně i následující úsporu z nejednoznačných závěru. Druhou výhodou zpracovaných poznámek je přehled pro nezučastněné (či management firmy, který ví co se dělo).

V neposlední řadě i samotní aktéři se mohou dodatečně podívat co se probíralo a k jaká z toho pro ně plyne povinost s termínem splnění.

Takto lze rozdělit úkoly, kdo, co, do kdy udělá. Věty typu: "Je potřeba udělat to a to.", případně: "Ono se to udělá.". Garantuji Vám, že se to neudělá (pokud to není most, ale ten se neudělá, ale spadne).

3. Nedělat malé porady

Raději rozdělte velkou poradu na části po 5 - 10 minutách.

Výhody:

• Přehled o tom se se bude probírat
• Efektivita Jasně definováno co se má probírat. Účastnici jsou připraveni (viz bod 1)
• Čas - nebude se ztrácet čas, zbytečným plkaním. (viz bod 6)
• Flexibilita změna programu v případě neočekávané záležitosti.

4. Dodržovat úřední hodiny

Další z moudrých tahů je vytvoření úředních hodin. Kdy zaměstanci mohou přijít se svým požadavkem, přáním. Jednak budou vědět, že dotyčný bude k zastižení a za druhé dotyčného nebudou otravovat, když pracuje na něčem důležitém, či vyřizuje zákazníky.

Poznámka: Při hodině týdně, kdy na jednoho člověka si vytvoříte 5 - 10 minut. Můžete vyřídit 6 - 12 lidí.

5. Opírejte se o fakta

Nebude se dávat zelená projektům od "citově blízkých lidí, či projektum co na oko vypadají zajímavě.

Výhoda: Posílení morálky, kdy je jasné co za projekt, či systém vyhraje. Rozhodnutí totiž bude na základě čísel (prodej, zisk, úspora), ne na základě pěkně modrých očí.

6. Dodržovat naplánovaný čas

Při pohledu na stěnu na poradě google Vás mimo jiné zaujme, odpočítávání času umístěne na zdi. Ale něco bude mít do sebe, jednak psychologicky a jednak jako úspora času.

Při 10 lidech na poradě a zpoždění porady o 12 minut, firma přišla o dvě hodiny času...

Upozornění

Kompletní okopírování systému co funguje jinde, může mít za následek více problému než užitku. Pokud se ale předchozí kroky použijí s rozumem a rozvahou mohou se porady stát užitečnějšími.

Závěr

Můžete se pochlubit jak probíhají porady u Vás, zda šéf působí jako uspávač hadů, či jsou vaše porady užitečné a přínosné.

| článek zveřejněn: 1.11.2008 |

Komentáře » přidat

To je jedno

No nevím, prolítla jsem to rychle, ale napsat slovo "mynule" - to už je celkem zvěrstvo...

   8. 07. 2012, 17:34:27

Přidání komentáře

Chcete-li můžete článek komentovat. Neodpovídám za názory čtenařů, jen si vyhrazuji právo vulgarní výrazy a názory odporující dobrým mravům vymazat.

• jsou povinné všechny tři položky
• IP adresa je zaznamanávána, ale nezobrazuje se
• Jsou povoleny tagy <b></b>, <u> </u> a <i></i>

Jméno

Text komentáře

Napište číslici sedm. Děkuji (ochrana proti Spamu)

---