Důležité - naléhavé

Úvod aneb "Já nestíhám."

Stále se na nás sypou úkoly, které se musejí promptně udělat. Aneb včera bylo pozdě. Jak ale zjistit co je opravdu potřebné, co může počkat?

Důležité, naléhavé

Každou činnost lze hodnosti ze dvou hledisek:

• důležitost - naplňování priorit a cílů (nejen našich)
• naléhavost - jak rychle to musí být hotovo

Mezi těmito dvěma "parametry" je obrovský rozdíl. Zobrazme si tyto parametry v grafu (viz obr.). Na x-osu umístíme naléhavost a na y-osu důležitost. Můžeme tento graf rozdělit do 4 kvadrantu.

Rozdělíme na kvadranty. Kvadranty si označíme:

• DN - důležité a naléhavé
• D0 - důležité a nenaléhavé
• 0N - nedůležité a naléhavé
• O0 - nedůležité a nenaléhavé

Kde jsme a kde je vhodné se nacházet

Aneb něco ze statistiky :)

• Dle výzkumu při stejné důležitosti dáváme přednost nalehavému (cca 72%).
• Jiná studie říká, že (cca 80%) problémů řešíme až, když se nastanou.
• U špičkových firem zvládajících timemanagement (cca 70% - 80%) traví jejich zaměstnanci v kvadrantu důležitém (D0)

Můžeme si položit otázky jak jsme na tom ?

• Ve kterém kvadrantu se pohybujeme nejčastěji?
• Který kvadrant nás stresuje nejvíce?
• Kdy děláme více chyb - když pracujeme pod tlakem nebo máme na promýšlení trochu času?

Soustředění na Důležité

Nejdůležitější, nikoli nejnaléhavější úkol vyřiďme jako první!

Jak již víme, měli bychom se v kvadrantu "důležité" pohybovat co nejčastěji a také tam strávit nejvíce času.

Jak na to? Při příchodu Nalehavých úkolů je odmítat, modifikovat, delegovat, navrhnout jiné varianty.

Příklad 1 Znáte to, děláte na nějaké důležité věci a někdo zavolá, je to naléhavé, není materiál. No a vy jdete potřebné zařídit, přestože by byla potřeba hodinka na dokončení vaši původní práce. Co se stane, když si kolegu tu hodinku nebudete všimat? Bude zmatek? Pár lidí nebude vědět co dělat? No a? Konečně se třeba odpovědní rozhoupou a seženou potřebné věci např. koupi správné a kvalitní nařadí. Jelikož proč by ho kupovali, když doteď to někdo promptně opravil? Možná budete mít špatné svědomí, že je někdo v "problémech". No a? Do budoucna to pomůže nejen Vám, ale také firmě. Dotyčný zatím může popřemýšlet, co je potřeba ještě koupit, kde to skřípe...

Příklad 2 Na dílně dojde materiál. Snažíte se od dodavatele zajístit promptní dodávku. Přestože to je práce někoho jiného, ale ten je třeba nemocen. Problém není v prázdném skladu (chybějicím materiálů), ale v projektu (viz projektový management). Je potřeba počítat se zastupitelnosti, nahraditelnosti. Možným zpožděním. Takže ne naplnit sklad, ale vylepšit proces zasobování, aby již nikdy nebyl prázdný sklad.

Vývoda? Z (D0) důležitých se nestanou (DN) důležité nalehavé, ale většinou zůstanou v kvadrantu (D) důležite

Nevývoda? V některých firmách se změny těžko prosazují, ale jakmile vypadá, že člověk stíhá přidá se mu práce od někoho kdo "nestíhá"

Upozornění

Stáháte či nestíhate. Máte dostatek volného času? Můžete se pochlubit v diskuzi.

Další články:

• hledisko struktury
• hledisko kmitočtu
• důležité naléhavé
• průběh dne
• týdenní plánování
• kalendář ukázka
• kalendář doplňky
• Chyby v řízení času
• efektivní porada

| článek aktualizován: 23.1.2006 |

Komentáře » přidat

HOnz

Fantastiké, pracoval jsem tak ze začátku, že jsem řešil 80 problémů ve 20 procentech činnosti. Ale jako za nákupčím za mnou čím dál více a více lidí chodí a otravuje mě s mnoha problémy. Nemůžu se na nic soustředit a složitější práce přichází vniveč. Z původního hledání správného systému a alterntativ, vylepšování postupů se pomalu ale jistě stává řešení naléhavých ale nedůležitých věcí pod tlakem a tedy s chybami. Tohle je fantastický sumarizovaný článek čeho se držet a na co si dávat pozor. Know how :)

   23. 12. 2008, 22:27:46

Jan

Prodělal jsem několik školení a jsem za tyto stránky moc rád, člověk si zde může oživit a znovu poskládat spoustu věcí, jinak ze skušenosti (trošku tvrdé) potvrzuji že Paretův princip (80/20) je pro mne jedno ze stěžejních poznání a dovedností, které mi v současnosti velice pomáhají.

   7. 01. 2012, 23:07:07

Přidání komentáře

Chcete-li můžete článek komentovat. Neodpovídám za názory čtenařů, jen si vyhrazuji právo vulgarní výrazy a názory odporující dobrým mravům vymazat.

• jsou povinné všechny tři položky
• IP adresa je zaznamanávána, ale nezobrazuje se
• Jsou povoleny tagy <b></b>, <u> </u> a <i></i>

Jméno

Text komentáře

Napište číslici sedm. Děkuji (ochrana proti Spamu)

---